Deze Heterdaadsessie

Thema’s

• Informatie & Automatisering
• Edepot en Predepot: Strategie
• Informatiebeheer als Way of Life
• Edepot en Predepot: Technologie
• RecordManagement & Metadatering
• Projectenportaal, Teams & SharePoint
• Verbinden, Team & Organisatie meekrijgen
• Archivering by Design, Informatiebeveiliging en Privacy
• Migratie Zaaksysteem & Implementatie Zaakgericht werken

Maar vooral ook dit:

• Schwung: niet sec Adviseren maar Leiden
• Ontwikkeling als Team en Individu
• Aanpak: HOE zet je IB stevig neer, van Visie tot Uitvoering en Techniek
• Heel veel Lessons Learned

Plenair, de kaders

• Informatie & Automatisering
• Informatiebeheer
• Edepot strategie
• Projectenportaal

Parallel

Technologiesessies:

• Recordmanagement(Tool)
• Edepot
• Projectenportaal in SharePoint
• Verandermanagementsessies:
• Implementatie Procesgericht werken, Migratie Zaaksysteem
• Verbinden - Team & Organisatie meekrijgen
• Archivering by Design - incl. Informatiebeveiliging en Privacy

Maatwerk

• Je kiest zelf 3 uit de 6 parallelsessies
• Je stuurt zelf tevoren jouw vraagstukken in (als je wilt natuurlijk)

Plus natuurlijk

• Ontvangst met broodjes v/a 12.15
• Netwerkborrel inclusief Tijgernootjes
• Achteraf de sheets
• Heterdaad eDossier (zie hierna)

Heterdaad eDossier

Als deelnemer krijg je het volledige Heterdaad eDossier van deze sessie. Gratis. Voor niet-deelnemers is het € 95.

Een Heterdaad eDossier bevat de teksten van de presentaties van een Heterdaadsessie, rijkelijk geïllustreerd met gebruikt beeldmateriaal en voorzien van links naar alle gebruikte sheets, relevante sites en handige achtergrond–informatie.

Procedure

• Meld je aan.
• Per mail krijg je na de bevestiging de vraag wat jouw voorkeuren zijn voor de parallelsessies.
• En wat jouw eventuele vraagstukken zijn voor de sprekers.
• Je krijgt per mail informatie met het programma en jouw definitieve indeling.

Het Netwerk informeert de gastorganisatie en sprekers tevoren over de indeling en vraagstellingen.

Details

Sessie: Heterdaadsessie InformatieBeheer als Way of Life - en HOE!

Datum: Donderdag 7 juli 2022.

Plaats: Stadhuis, Engelandlaan 502, 2711 EB Zoetermeer

Tijd: ongeveer van 12.30 tot 17.00, Tijgerborrel tot 18.00 uur.

Gastvrouw: Karin Piters, Manager InformatieBeheer.

Dagvoorzitter: Simon Been, Papieren Tijger Netwerk. 

Route advies

OV: Bij NS Zoetermeer neem je Tram 3 richting Den Haag Loosduinen en stap je uit bij Tramhalte Stadhuis. 

Auto: Er zijn meerdere grote parkings vlakbij, met name P5.

Kosten: € 175,- per lid. Exclusief voor leden.*

Geen lid? € 250,- (deelname, incl. contributie 2023) en je bent lid. Zie voor lidmaatschapsdetails hier. Alle bedragen zijn exclusief BTW. Tarieven 2023.

Geen werk? Voor jou hebben we speciale tarieven. We helpen je graag up-to-date blijven!

* Meekomende collega(s)? Zijn ze zelf al lid of is de organisatie Bedrijfslid, dan betalen ze de ledenprijs, anders de ‘Geen lid’ prijs met daarin de contributie voor het hele jaar.

Privacy

Tijdens de bijeenkomsten worden opnames gemaakt. Wil je niet herkenbaar op de foto dan regelen we dat achteraf. Geef de fotograaf wel even een seintje. :-)

Spelregels

Mocht je na aanmelding onverhoopt niet aanwezig kunnen zijn dan kun je een collega in jouw plaats laten gaan, mits 2 dagen tevoren diens gegevens zijn doorgegeven. Afmelden kan kosteloos tot 10 werkdagen voor de sessie, anders worden je de deelnamekosten in rekening gebracht.

De kosten die in rekening worden gebracht, vloeien uitsluitend voort uit de organisatorische en publicitaire activiteiten van het Papieren Tijger Netwerk.

Heterdaadsesies zijn exclusief voor leden. Perfectie kunnen we helaas niet garanderen: elke gastorganisatie heeft veel kennis te delen maar niemand is ooit 'klaar' en technologie, inzichten en wetgeving blijven voortschrijden. Doe je voordeel met de kennisdeling en eye-openers!

Deze teksten zijn met grote zorg opgesteld en gebaseerd op door de gastorganisatie goedgekeurde uitnodigingsteksten. Het programma is onder voorbehoud. Het Netwerk kan geen garantie geven dat de sessie voldoet aan door teksten opgeroepen verwachtingen, maar doet daar uiteraard wel zijn uiterste best voor!

Exclusiviteit: het Papieren Tijger Netwerk is een echt Netwerk, geen ‘organisator van bijeenkomsten’ of 'boekwinkel'. De activiteiten zijn daarom exclusief voor leden. We verwelkomen je graag als nieuw lid, weet wel dat je bij aankoopvan een eDossier, Heterdaadsessie of TijgerTalks daadwerkelijk lid wordt. :-)

Je kunt hier attendering aanvragen of hier je aanmelden voor deze sessie. 

Plaats Gemeente Zoetermeer

Datum 7 juli 2022 (let op: donderdag, nieuwe datum)

Tijd 13.00 tot 17.00 uur

Fotocredit

Achtergrondinformatie hier!

Ga direct naar TijgerTalks TV

RecordManagement(Tool) & Metadatering • Informatiebeheer als Way of Life • Archivering by Design • Procesgericht werken • Migratie Zaaksysteem • Edepot en Predepot • Projectenportaal • SharePoint • Informatiebeveiliging en Privacy • Verbinden - Team & Organisatie meekrijgen • Technologie • Implementatie 

Rijkelijk geïllustreerd verslag van 128 pag beschikbaar:

Informatiebeheer als Way of Life

Archivering by design is een prachtig principe, maar heeft vooral een ‘technische’ connotatie. Zoetermeer gaat graag een stapje verder: informatiebeheer hoort niet alleen in software maar ook tussen de oren, als onderdeel van de dagelijkse praktijk. En dat lukt het team Informatiebeheer aardig. ;-)

Kijk maar naar de manier waarop wordt omgegaan met Procesgericht werken en de migratie van het zaaksysteem…

Migratie zaaksysteem & Procesgericht werken

Het oude Centric-zaaksysteem voldeed (ècht) niet en moest (snel) worden uitgefaseerd, maar dat is geen sinecure. Er kwam schot in de zaak toen het project Zaakgericht werken en het programma Procesgericht werken samen gingen optrekken en Informatiebeheer - lees: Karin - projecteigenaar/opdrachtgever werd van Proces- en Zaakgericht werken. Sindsdien zijn flinke stappen gezet. Het oude systeem is succesvol uitgefaseerd en het nieuwe geïmplementeerd, met alle voordelen voor o.a. WOO en de komende WMEBV…

Dat betekent bijvoorbeeld dat een datamigratiestrategie is vastgesteld en uitgevoerd richting het Predepot of het nieuwe systeem. En dat alle data van het oude systeem veilig in het RecordmanagementTool zijn beland, toegankelijk via MyLex. Maar ook dat alle gebruikte zaaktypes overgezet zijn èn… vak applicaties alleen worden gekoppeld als er werkelijk toegevoegde waarde is. In specifieke gevallen vindt de afhandeling inclusief vernietiging volledig in de vakapplicatie plaats, voor de rest wordt het zaaksysteem gebruikt voor zaken die daarin volledig worden afgehandeld. Géén dubbele opslag en met uitwisseling van statusinformatie.

Erg boeiend is dat vervolgens de succesfactoren van dit project in kaart zijn gebracht. De projectmatige aanpak. Het brede draagvlak. De onderlinge samenwerking. En de resultaatgerichtheid. Onder elk van die punten gaat een wereld schuil. Alleen dat maakt dit al een interessante case. Maar er viel meer op in de analyse achteraf: Geleerde lessen over de Kennis, het Digitaal werken en communiceren, Leiderschap en Eigenaarschap en… de afhankelijkheid van Leveranciers. Ook over deze onderwerpen kan Team Informatiebeheer een boekje open doen…

Dit heeft geresulteerd in helder zicht op de benodigdheden voor de alweer gestarte fase 2, met name de doorontwikkeling van de zaaktypen en procesoptimalisatie. Ook de aanpak hiervan klinkt als een klok, met stevige aandacht voor Governance. Niet onbelangrijk is de brede samenstelling van de projectorganisatie en de korte lijn naar de directeur, die ook in de stuurgroep zit. Het wordt wel duidelijk in de sessie: Informatiebeheer speelt een hoofdrol. Interessant blijft: hoe doet ze dat toch?

Projectenportaal in SharePoint

Maar er speelt veel meer bij Zoetermeer. Het Projectenportaal bijvoorbeeld, een Projectenomgeving, gebouwd in SharePoint, waarin je kunt archiveren en beheren:

• Teams (de hoofdingang voor digitaal samenwerken, zoals we dat nu ook al kennen)

• SharePoint (de documentenbak en het archief)

Dit was hard nodig, want - wie kent het niet? - de informatie was vogelvrij, terwijl projectarchivering om allerlei redenen zo belangrijk is. Toen ook nog wegens Corona versneld Teams zou worden uitgerold, groeide de behoefte aan iets als een gemeentebreed projectenportaal. En dat is nu gerealiseerd. Bij de start van een project wordt gelijk in de portal een projectdossier aangemaakt. De metadatering, ingericht door Informatiebeheer, wordt direct geborgd conform Prince II. Die data gaan mee met de mappen en na afloop van het project wordt pas décharge verleend als alles bij Informatiebeheer in de archiefomgeving is.

Archivering by Design, Privacy en Security

Een bekende hoofdbreker. Hoe krijg je dat goed georganiseerd? Nou… soms helpt het om een keer op de juiste plekken knap chagrijnig te zijn als er weer ergens een nieuw systeem opduikt dat misschien wel een probleem prima oplost, maar nauwelijks rekening houdt met vooral vernietiging, privacy en security. Vraag maar aan Team Informatiebeheer. Het effect is opmerkelijk. En structureel.

Dat geldt nu praktisch over de hele linie: vanuit de helikopter bezien (de informatiearchitectuur en de procesbeschrijving) tot aan de voeten op de grond (vastlegging van verplichte metadata op de verschillende aggregatieniveaus).

RecordManagement Tool en Pre/Edepots

Een belangrijk onderdeel van de bewaarstrategie is de Recordmanagement Tool, aangeschaft in 2019. Focus: schijven opschonen, structureren en beheren. Je kunt het bijvoorbeeld gebruiken om sjablonen voor mappenstructuren en dossiertypes vast te leggen, metadata aan mappenstructuren en documenten toe te kennen, interne audits en kwaliteitscontroles uit te voeren of dubbele dossiers en documenten op te sporen. Handig bijvoorbeeld voor pre-ingestwerkzaamheden voor e-depots.

De inzet hiervan past in de Zoetermeerse benadering: “Duurzaam beheren lukt alleen maar wanneer de voorwaarden voor duurzaam beheer reeds bij creatie van de archiefbescheiden worden meegegeven en vereist vooruitzien en plannen op zowel technisch als organisatorisch vlak bij de inrichting van het applicatie- en informatielandschap en de processen.” Oftewel: het sec realiseren van een e-depot in de zin van een technische voorziening is niet de oplossing.

Verandermanagement

Er was natuurlijk niet alleen sprake van een gebrekkig zaaksysteem. Er speelden ook andere legacy-systemen, onvoldoende zicht op ‘wat zit waar’ en zoals te verwachten een traditionele focus op papier, ook qua competenties. Dit leidde tot een meervoudige aanpak: van een kwaliteitszorgsysteem, nieuwe beheersregelingen en het nieuwe zaaksysteem tot de samenwerking met programma procesgericht werken en het gemeentebreed versterken van de positie van Informatiebeheer. Geen sinecure. 

Oplossingen vallen niet uit de lucht, die vergen commitment van de top en goede bemensing. En dus ook het activeren en meekrijgen van bestaande menskracht. Hoe doe je dat? Karin vooral met bevlogenheid over het vakgebied (en natuurlijk de nodige ervaring en visie…). Zij gaat voor verbinding en enthousiasme, niet zozeer voor hiërarchie. Zie en hoor haar en je snapt het. :-)

Over het Team

Team Informatiebeheer verzorgt natuurlijk de inrichting conform wet- en regelgeving maar adviseert ook afdelingen bij het implementeren, bewaken en verbeteren van de kwaliteit van hun informatiebeheer. Dit betekent bijvoorbeeld het inrichten van beheerinstrumenten, zoals een ordeningsplan en een kwaliteitsmodel, het toetsen van applicaties op beheerfunctionaliteit en het organiseren van trainingen en bewustwordingsactiviteiten. Het werkt nauw samen met de vakgebieden Informatiebeveiliging en Privacy. Samen vormen ze team IPI.

Aanmelden

Je kunt je met de knoppen in het gele kader inschrijven. Of hier attendering aanvragen.

Let wel: het is op een donderdag!